Een goed archief = van zoeken naar vinden

Deel dit artikel:

Het papierloze kantoor is een utopie. Met de komst van internet en e-mail lijkt onze papierberg alleen maar groter geworden. We worden overspoeld door informatie.
Hoe efficiënter en overzichtelijker iets gearchiveerd is, hoe sneller we documenten terugvinden.
 
De meeste mensen hebben een hekel aan archiveren omdat hun klassementsysteem niet simpel genoeg is. We moeten binnen de 30 seconden iets kunnen terugvinden. Lukt dit niet, dan hebben we een gebrek aan een goed systeem.

Daarom deze archiveringstips:

Inventariseer alles wat moet gearchiveerd worden.

Zo heb je een duidelijk beeld of je alfabetisch, numeretisch of op categorie zult klasseren.

Er zijn 3 soorten archief:

Het dagelijks werkarchief, het documentatie-of referentie-archief en het oud archief.

Er bestaan verschillende soorten klasseersystemen:

Digitaal, ringmappen, hangmappen en staande mappen. Elk systeem heeft voor-en nadelen.

Kies voor een simpel en gemakkelijk te gebruiken archiefsysteem.

Een logisch opgebouwd archief bespaart enorm veel tijd.

Elke avond moeten alle stukken terug in het werkarchief zitten.

Hier hangt discipline van af.

Overige tips

 

Iedereen klasseert op dezelfde manier. Zo kan iedereen alles terugvinden.
 
Gebruik identieke labels. Deze stralen rust uit.
 
Zorg dat je steeds een voorraad ordners, hangmappen op stock hebt.
 
Schoon jaarlijks je archief op. Het nieuwe jaar is de perfecte tijd hiervoor.
 
Archiveer digitaal en op papier op dezelfde manier.
 
Houd rekening met de wettelijke bewaartermijnen van je archief.
 
Leer meer weggooien.
 
Een goed archief bespaart geld, tijd en ruimte.
 
 

 

Deel dit artikel

Download GRATIS E-book + 3 Video’s

"BREEK DOOR met 11 praktische Business-Strategieën"

en ontvang OndernemersTips voor een beter Resultaat