Hoe word je email de baas?

Deel dit artikel:

Pakweg 25 jaar geleden in het stenen tijdperk van ICT tikten we onze brieven netjes uit met een oerdegelijke typemachine. De brief verstuurden we per post, in de hoop binnen de 14 dagen nieuws te ontvangen.
Vandaag worden we overspoeld door e-mail. We krijgen gemiddeld zo'n 20 à 60 mailtjes per dag. En als je niet binnen enkele uren reageert, krijg je vaak een herinneringsmailtje.
 
We checken om het kwartier of soms sneller onze inbox. Er start een e-mailverkeer om bijvoorbeeld een datum vast te leggen voor een vergadering.
 
Niet dat ik e-mail slecht vind, absoluut niet. We maken er echter verkeerd gebruik van. En dat geeft stress.

Hoe kun je dan anders reageren op e-mail?

Zie e-mail als fysieke post.

 

Beslis erover door jezelf af te vragen:
 
• Ga je deze e-mail deleten?
• Ga je de mail bewaren?
• Moet je met de e-mail nog iets doen?

 

Wees kort en zakelijk in e-mail.

 

Stel duidelijke vragen: wie doet wat wanneer?

 

Gebruik een heldere onderwerpregel.

 

Als je voorbeeld mailt met volgende onderwerpregel: "Dringende vraag" dan is dit niet duidelijk voor de lezer. Noteer: "Hoe laat start de vergadering op 25 oktober?"

 

Lees je e-mail nog eens goed door voor je op "verzenden" klikt.

 

Let op taal-en spellingsfouten. Zit de bijlage er wel bij?

 

Een echte stoorzender, die je uit je concentratie haalt, is het geluid of het envelopje die op je scherm verschijnt.

 

Zet deze uit, zodat je niet steeds geneigd bent om je e-mail te checken.

 

Gebruik een goede spamfilter die spammail tegenhoudt.

 

Plaats je e-mailadres nooit zomaar op je website. Spiders zoeken het internet af op zoek naar nieuwe e-mailadressen. Deze verkopen ze dan door aan spammers.

 

Gebruik zo weinig mogelijk cc's.

 

Denk goed na vooraleer je mail verstuurt in cc. Is het werkelijk nodig dat iedereen de boodschap krijgt? Zou je de e-mail ook versturen mocht je het per brief doen?

 

Neem eens vaker de telefoon, het is veel persoonlijker.

 

Vermijd discussies en emotioneel beladen gesprekken via e-mail.

 

Leer efficiënter werken met Outlook.

 

Er zijn ongelooflijk veel tricks en tools die het werken vergemakkelijken.
 
Als je op vaste tijdstippen je e-mail verwerkt, is het perfect mogelijk op het einde van elke werkdag je inbox leeg te hebben. Bij mij lukt het alleszins. Bij jou kan dat ook.

 

Deel dit artikel

Schrijf in voor de nieuwsbrief en ontvang gratis het E-book met 3 video’s

"BREEK DOOR met 11 praktische Business-Strategieën"

en ontvang OndernemersTips voor een beter Resultaat